工作档案管理办法

第一章  总则

第一条   为加强北京爱尔公益基金会（以下简称基金会）档案管理，规范档案立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，有效保护和使用档案，确保档案真实、完整、安全、连续，根据《中华人民共和国档案法》制定本办法。

第二条    本办法所称档案是指在基金会业务和管理活动等过程中直接形成，对基金会和社会有保存价值，以备考察使用的各种文字、图表、声像和电子数码等多形式、多载体的历史记录。

第三条    档案管理的原则

（一）责权明晰，保存安全；

（二）分类清晰，便于查询；

（三）审批严格，使用规范。

第二章  组织与职责

第四条    办公室是基金会档案的管理机构。

第五条    办公室档案管理职责

（一）贯彻执行《中华人民共和国档案法》以及各级档案行政管理部门颁布的法律法规；

（二）组织编制基金会档案管理工作规划；

（三）建立健全档案管理体系，加强档案管理基础设施建设；

（四）监督、检查和催收档案等工作。

第三章  立卷与归档

第六条    基金会档案分为以下5类：

（一）文书（管理类）档案。主要包括党群管理类、行政管理类等材料。

（二）项目档案。主要包括开展项目的全过程材料，包括立项依据材料、项目协议、收付款审批材料及项目总结报告、验收报告、审计报告、评估报告等相关材料。

（三）会计档案。主要包括会计凭证类、会计账薄类、财务报告类及其他会计资料等，会计档案管理按照《国家能源集团公益基金会会计档案管理制度》执行。

（四）宣传档案。主要包括宣传文案、照片及音视频等资料。

（五）实物档案。主要包括本单位集体或个人在各类公务活动中获得的奖杯、奖状、奖牌、奖章、锦旗、荣誉证书等；公务活动中获赠的纪念品；上级领导、知名人士的题词字画等。

第七条    各部门负责本部门文件材料的收集、检查、整理，确保归档文件的真实性、完整性和连续性，每年定期向档案管理员移交。文件材料需要留底的，需提前留存复印件。

第八条    档案管理员须将收集齐全的应归档文件材料立卷归档，任何人不得据为己有或拒绝归档。

第九条    档案应以年度为线索，分类立卷归档，并建立档案文件目录。

第十条    归档文件材料应符合国家有关规定和标准。文字材料应是原件，字迹工整、清晰，书写载体耐久保存。

第十一条  归档时间

（一）文书档案应在次年6月底前归档。

（二）会计档案由财务部门按会计档案要求归档，自行保管5年后，可移交档案管理员保管。

（三）项目档案应按工作阶段同步归档，对活动周期较长的项目或时间连续性强的项目中形成的文件材料，视具体情况按年度分批归档，或待项目完结后统一归档。

（四）电子文件储存在光盘、移动硬盘等介质后，随纸质文件同步归档。

（五）影像、实物等资料应在工作结束后及时归档。

第四章  保管及使用

第十二条  办公室应定期检查档案室，及时排除隐患，定期清理核对，做到账实相符，确保档案的完好无损。

第十三条  档案的保管期限分为永久和定期，定期分为10年和30年。

第十四条  档案一般在基金会内部阅看，外借须办理登记手续。

第十五条  借阅期限不得超过10天，到期归还；如需再借应办理续借手续。

第十六条  借阅者须保护文档，确保借阅后档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或毁损。文档归还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告相关领导。

第五章  销毁

第十七条  已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，清册永久保存。

第十八条  失效档案须经理事长批准后方可销毁。