公文处理办法

第一条  为使公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作效率和质量，结合我会实际，制定本办法。
第二条  基金会的公文，是在“资助贫困残障人群；支持贫困地区教育发展”过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公益活动的重要工具。
第三条  公文处理分为收文办理、发文办理和整理 ( 立卷 )、归档等工作。
第四条  各部门负责人应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法，并对其职责范围的公文处理工作加强指导和检查。
第五条  基金会办公室是基金会公文处理的管理部门，负责基金会的公文处理工作，并对基金会所发公文的落实情况，及有关部门单位来文、来函的办理情况实施督促落实。
第六条  公文处理要做到及时、准确、安全，并严格执行国家有关保密法律、法规和其他有关规定。
第七条  公文的收发、分办、传递、督办、用印、立卷、归档等各个环节，必须分工明确，职责清楚。

第八条  基金会公文，依据不同内容和要求，分别采用文件、函、情况通报等形式印发。
第九条  以基金会名义向上级报送的请示、意见、报告，以及其他必须以基金会文件形式办理的事项，用基金会文件形式。其他以基金会名义办理的事项，用基金会函形式。
第十条  基金会常用的公文种类主要包括：
（1）决定：适用于对重要事项做出安排，对理事会决议，变更或撤销不适当的决定。
（2）报告：适用于向上级部门汇报工作, 反映情况，答复上级部门的询问。
（3）请示：适用于向上级部门请求指示、批准。
（4）批复：适用于答复各部门的请示事项。
（5）意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（6）函：适用于基金会公益活动中与合作单位、当地部门商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。
（7）会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第十一条  基金会文件一般由发文机关、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、抄送机关等部分组成。
第十二条  发文机关。应由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成；联合行文，主办机关应当排列在前。
第十三条  发文字号。由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空 2 行处，用 3 号仿宋体字标注并居中排布。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号“〔〕”可在 word 软件“插入符号”中选取，不能用半弧形括号“（）”；序号不能编虚位，如将“5号”误编为“005 号”。正确标识例：爱尔发文/函〔2016〕5 号。
第十四条  签发人。上报的公文，应当注明签发人、会签人的姓名。其中“请示”还应当在末页注明联系人的姓名和电话。
第十五条  公文标题。由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成。如《爱尔基金会会关于公益项目表彰的通知》。标题文字应力求扼要简短，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字（加粗），居中排布。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有 2 行时可上短下长或下短上长，有 3 行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。
第十六条  主送机关。公文主送机关是主要受理公文的机关。公文主送机关名称应当用全称或规范化简称。
第十七条  正文。正文（含主送机关名称和落款）用 3 号仿宋字，特殊情况可做适当调整。每自然段左空2字，数字、年份不能回行。一般每页排22行，每行28个字。
第十八条  成文日期及印章。成文日期一般以领导人最后签发日期为准；联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准。特殊情况可以印发日期为准。成文日期要用汉字数字小写标注，并将年、月、日标全，“零”写为“O”。
第十九条  公文除会议纪要外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章。联合下发的公文，联合下发文机关都应当加盖印章。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，即不到1行的空白，端正、居中下压成文日期。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文日期。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
第二十条  附件。公文如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件  1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第 1 行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

第二十一条  采用A4型纸，双面打印。页边和版心尺寸为天头（上白边）为37mm±1mm；订口（左白边）为28mm±1mm；地脚（下白边）为35mm±1mm；翻口（右白边）为25mm±1mm；版心尺寸为156mm×225mm（不含页码）。
第二十二条  公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处。钉锯与书脊间的距离为4mm。
第二十三条  公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。

第二十四条  拟制公文应当做到：
（1）符合法律、行政法规、部门规章及党和国家的方针、政策。
（2）全面、准确地反映客观实际情况。
（3）完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接。
（4）观点明确，条理清楚，内容充实，结构严谨，表述贴切，文字精炼，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。
（5）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。日期应写具体年、月、日。
（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
（7）必须使用国家法定计量单位。
（8）用词用字准确、规范。文内使用简称时，一般应先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式 , 应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
（9）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十五条  行文应当确有必要，注重效用。
第二十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
第二十七条  “请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关， “报告”不得夹带请示事项。

第二十八条  基金会实行公文严格审核把关制度。办公室设专人负责基金会发文的核稿工作。
第二十九条  基金会发文的文稿，由办公室负责人审核后，由秘书长签发。
第三十条  部门便函由承办部门负责人审核后，报分管秘书长审核签发。
第三十一条  已经领导签发的文稿，需作修改时，应报签发的领导同意。
第三十二条  核稿的主要内容是：
（1）是否需要行文；
（2）报批程序是否符合规定；
（3）是否符合法律、行政法规；
（4）是否完整准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；
（5）所提措施和办法是否切实可行；
（6）文种使用、公文格式、文字表述等是否符合本办法的有关规定。

第三十三条  北京市民政局文件或其他部门文件由办公室专人负责签收、分发和管理。
第三十四条  需要办理的公文，办公室审核后应当及时提出拟办意见，按基金会领导分工和部门职能呈送或批分。
 

第三十五条  公文办理完毕，应根据基金会有关规定，及时将定稿公文正本和有关材料整理立卷。
第三十六条  以基金会名义召开的会议、举办的各项活动等有关材料，应由承办部门在每年3月底前将上一年的会议材料等整理立卷送办公室统一存档。个人不得保存应归档的公文。
第三十七条  卷内文件材料必须齐全、系统、准确，需说明情况的案卷，应在备考表中填写清楚。

第三十八条  基金会各部门不得以基金会名义对外正式行文，必须以基金会名义对外正式行文时，需向秘书处呈送书面报告。