证书、印章管理制度

证书、印章管理制度

第一章  总则

第一条  为建立健全证书、印章管理制度,加强用印管理,严格审批手续的规定,结合我会工作实际,制定本制度。
第二条  基金会证书、公章种类备案:
(1)基金会证书、公章(包括的登记证书正副本、公章钢印、电子章);
(2)基金会财务章;
(3)基金会发票专用章;
(4)基金会法人人名章。

第二章  证书、用印批准权限

第三条  使用基金会证书、公章、钢印、财务公章、发票专用章、法人人名章、电子章由秘书长审批。
第四条  使用上述公章,由使用部门提出申请,并附用章文件提交办公室办理。

第三章  用证、印范围

第五条  除会议纪要、请柬外,凡便函、介绍信、证件、证书、证明信、请示、报表、奖状、通知等均须在办公室登记后方可用证、印。

第四章  用证、印规定

第六条  需要用证书、公章的文字材料,应进行登记,需填写“证书、公章使用登记表”。
第七条  以基金会名义发出的公文、函件,必须打印后加盖公章;草稿、校对稿、铅笔稿或圆珠笔稿均拒绝用章。基金会的正式公文只在文末落款处盖章。带有存根的介绍信要盖两处章,一处盖在落款处,一处盖在连接线(即骑缝处)上,以便必要时查核、对同。凡是在落款处加盖的公章都要端正盖在成文日期的上方,并做到上不压正文,下压成文日期年、月、日中4至7个字(视公章大小而定),即“骑年盖月”。
第八条  所有加盖公章、钢印、电子公章的文件均须将文件复印后交办公室备案。

第五章  证书、印章的管理

第九条  除本办法第一条规定的四种公章外,基金会各项目部均不得持有或私刻公章,持有或私刻公章的行为属违法行为。
第十条  证书、印章管理人员要定期整理留存材料。要将用印留存的材料进行编号登记,归卷备档。
第十一条  使用证书、印章要在办公室内,不能将印章携带出办公室外。证书、印章不能脱离印章管理人员的监管。因特殊情况需要外出使用时,须经秘书长批准,并指定监管人和用章人,同往同返。
第十二条  单位证书、印章在其名称变更、机构撤销、式样改变时,应停止使用。启用新证书、印章时,由办公室书面发出旧证、章作废,启用新章的通知。旧证、印章由办公室封存,以备日后查考或集中销毁。
第十三条  证书、印章被盗或丢失,证书、印章保管人必须立即报告主管领导,以便及时采取补救措施,避免发生不必要的损失。
 

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