项目管理制度

第一章  总则

第一条  为规范和加强北京爱尔公益基金会（以下简称“基金会”）的项目管理，确保项目顺利实施，根据《基金会管理条例》、《北京爱尔公益基金会章程》和国家有关法规结合基金会项目工作特点，特制定本办法。

第二条  基金会实施的项目是指为资助困难残障人群，资助困难学生就学、困难患者就医、困难家庭改善生活；资助自然灾害、事故灾难和公共卫生事件等突发事件造成损害的救助等慈善项目，以及各种筹资募捐活动，或有公益资金支出的公益项目。

第三条  项目的开展要充分体现社会公益和社会效益的目标，充分发挥捐赠单位和合作单位的作用。

第二章  项目立项管理

第四条  项目的立项与管理工作须遵循“择优支持、公正合理、平等竞争、激励创新”的原则，符合基金会宗旨和章程的有关规定，综合考虑项目的公益性、可行性、实效性及持续性；项目申请立项前，应有详尽的调研报告或考察报告，报告中需进行项目可行性分析，给出项目实施建议，并提交秘书处审阅。

第五条  项目预算超过10万元（含）或执行周期超过3个月（含）的，均须撰写项目立项申请书，内容包括项目背景、社会意义、可行性分析（包括是否符合基金会宗旨）、预期成果与影响、实施计划（实施目标、内容、进度及预算）等；

第六条  所有项目均需经过基金会秘书处、理事会审议（项目部应根据预算情况分秘书长审批 理事长审批 理事会决议），理事长或其指定授权人批准，经批准的项目可进入实施阶段；

第七条  实行项目责任人制度，配备专职人员，行使项目管理职责。

第三章  项目实施管理

第八条  项目负责人对项目实施进行全过程监管，负责整个项目的日常管理、检查验收、定期汇报，确保项目按计划有序推进、资金流转按预算执行、项目效果按绩效输出；

第九条  项目部组织制定项目年度计划及预算，报基金会理事会批准；项目年度计划应当作为年度内项目执行的基础，但不因此而限制项目的实施与发展；如果在实施过程中出现新的项目机会或项目关键因素发生重大变化，在充分论证的基础上可适度对年度计划进行调整，并报理事会批准。

第十条  对大型合作项目或可持续性项目由基金会和合作单位或捐赠单位成立项目领导小组，负责项目的总体规划。领导小组之下设项目办公室，具体负责项目的具体组织实施等工作。

第十一条  定期组织召开项目阶段性工作总结，及时向基金会秘书处及理事会汇报项目实施进展及完成情况；

第十二条  项目负责人定期提交项目报告，由基金会和合作单位或捐赠单位组成项目检查验收组，对项目进行跟踪和动态管理，报秘书处及理事会批准，评估项目执行进展情况；

第十三条  为确保项目的实施，基金会必须与合作单位或捐赠单位正式签订协议，并明确权益和义务；对有捐赠使用用途的项目，尽量按捐赠者意愿办理，其余按基金会宗旨和有关规定办理。

第四章  项目资金管理

第十四条  根据国家有关财经法规及合作协议或捐赠协议文本要求，项目实行定向资金管理，专款专用。

第十五条  项目经费拨付由项目负责人编制项目经费预算，制定用款计划，按基金会财务开支审批权限制度审核后拨付给项目实施单位，经费管理由基金会负责。

第十六条  项目结束后，基金会项目负责人与基金会领导及时组织验收和总结，向项目合作单位或捐赠单位报送项目资金财务决算。

第十七条  专项经费接受民政局或上级主管部门指定专门机构审计检查。

第五章  项目信息管理

第十八条  基金会对项目执行过程中的各种数据与信息实行制度化、平台化管理；

第十九条  项目负责人及项目实施单位指定信息专员负责项目的信息管理，信息专员接受基金会项目部的领导和监督。信息专员负责确保项目数据的及时准确，对项目实施提供信息数据的支持，适时对项目数据信息进行分析并形成书面报告，上报基金会项目部；

第二十条  基金会项目部根据项目实施情况，利用基金会官方网站、公众号或其他媒体向社会公布项目进展及成效。

第二十一条  基金会项目实行流程化管理，并以书面报告和请示的形式进行内部审批，确保项目实施的公益性与合规性。

第二十二条  项目管理实行项目负责人责任制，项目负责人是指项目的执行人和直接责任人，负责整个项目的调研考察、策划、立项、执行、合同协议、宣传、捐赠资金回款、资金拨付、档案整理、总结、社会效益评估等工作，对项目执行负有直接责任。

第二十三条  项目部作为监督管理部门，负责基金会所有项目的指导管理工作，审核各项目预算、决算和执行流程，确保项目规范性。

第二十四条  秘书处是各项目负责人的直接领导人，负责各项目重要决策与管理工作，各项目负责人直接向秘书处汇报工作。

第二十五条  项目文件审批由各项目负责人发起，经项目部审核后，提交秘书处和理事长审批。涉及预算、决算、资金收支等财务内容，须提交财务部审核。

第二十六条  项目预算、决算、资金拨付超过100万元（不含）的，须经理事长审批。

第六章  项目请示制度

第二十七条  项目请示是为规范项目管理而实行的内部审批管理和报备制度，涉及项目管理的重要活动/事件、计划调整、资金收支等，均须提交请示件进行审批。

第二十八条  项目预算不超过10万元或执行周期不超过3个月的，均须以请示件的形式进行审批，并提交项目方案和预算。

项目立项后，须制定年度项目执行方案和年度预算，并以请示件的形式进行审批。

项目执行过程中，凡是有年度预算未包含的资金支出的，均须提前五个工作日提交请示件进行审批，并附有活动方案或行程安排、预算、公函、通知等相关材料。

项目执行过程中，凡是与项目立项或当年度项目方案未包含的项目计划、事件、活动等事宜，均须提前五个工作日提交请示件进行审批，并附有新的执行方案、预算等内容。

第二十九条  所有涉及差旅行程的项目活动，均须提前五个工作日提交请示件进行审批，并附有活动方案、行程安排、人员名单、预算等内容。

第七章  项目中期管理

第三十条 各项目负责人应根据项目已执行情况，及时总结调整，确保项目计划顺利开展。项目执行周期超过6个月（含）的，须撰写中期报告。

中期时，若项目有重大变更、调整的，应单独提交请示件进行审批（参照项目请示制度）。

第八章  项目总结

第三十一条 各项目负责人须在项目月度、年度总结中，完整阐述各项目执行情况、统计项目数据，同时，项目部与财务部对接，汇总、整理项目完整财务数据，由项目部作为项目信息对外发布的唯一出口。

第三十二条 项目执行过程中出现的各种问题，须在总结报告中完整、详细地列明，并提出具体的解决措施和建议。

第三十三条 各项目负责人应在每次项目活动结束后一年内，对受助人进行电话回访、问卷调查或实地回访，保留回访记录和相关材料，并在项目总结详细说明受益人回访和反馈情况。

第三十四条 各项目须在基金会官网、公众号和慈善中国对当年度项目执行情况公示完毕，各项目负责人应及时将项目动态、项目资金收支和受助人/机构名单等相关信息提交给相关人员。

第三十五条 各项目负责人每年应在12月底前向主要捐赠人提交当年度的项目总结报告，并保留发送记录、报告文本等相关资料。

第九章  结项管理

第三十六条  项目结项是指项目终止执行的，须撰写结项报告，并提交秘书处审批。

项目满足以下任一条件的，应进行结项：

实现项目立项目标的；

一年内无实质执行进展的；

需解决的社会问题，已不复存在的；

理事会或秘书处审议批准的其他情况。

项目结项后，各项目负责人应及时在基金会官网、公众号等宣传页面，更新相关信息。

第十章  项目档案管理

第三十七条 所有项目材料均由各项目负责人进行整理，并由项目部审核后，交由办公室进行存档。

项目材料包括：考察报告、立项申请、合同文本、请示件、项目方案、中期报告、活动材料、总结报告、受助人申请表及相关证明材料、受助人财务结算材料、受助人反馈材料、结项报告、捐赠人反馈资料、影像视频、媒体报道等全部相关材料。

项目活动材料是指项目执行过程中开展的仪式、会议、差旅等相关活动，所涉及的通知、公函、行程/议程安排、人员名单、邀请函、发言稿、签到表等相关书面材料。项目活动材料应在活动结束后一个月内整理完毕，并存档。

受助人反馈材料主要包括受益确认书、签收表/函、回访记录、捐后调查问卷等相关材料。